メール会議 議事録。 議事録送付通知用メール(社外用)

OpenSubject──メールによる会議を可能にする技法

メール会議 議事録

正式な議論の代表格は「会議」だが、忙しいビジネスパーソンの間で会議に次ぐ議論、コミュニケーションの手段として活用されているのが、言わずと知れたメールだ。 しかし、メールによる議論は、最適化や効率化が全く進んでいない。 それぞれの人が自分なりの「問題が起きにくい方法」を漠然と実行しているのが実情だろう。 最近ではソフトウェア開発で使われるバグトラッキングシステム「Trac」や、議事録ベースの会議支援システム「Sargasso XM」などの導入によってシステム化が進み、メールでの議論や相談は、社内では減りつつある。 実際、筆者が勤めるコミュニティーエンジンでも、各プロジェクトチームの会議や相談がメールベースで行われることはほとんどなく、単なる連絡や報告用に使われている。 連絡や報告に関してもTracやSalesForceなどのシステムがそれを吸収しようとしている。 しかし、そのようなツールを共有していない社外の人たちとの議論には、メールが不可欠である。 現在のところ、どの会社でも必ず共通に使っているシステムはメールくらいしかないからだ。 しかし、メールを使って効率の良い議論をするのはかなり難しい。 なぜメールでの議論は難しいのか? メールでの議論を困難にしている要因はいくつもある。 最大の問題は、「言外の情報」「行間の情報」を伝える手段が存在しないことだ。 実際の会議では、口調や表情、身振り手振り、顔の向き、座る位置、服装、会議室の場所、時刻、会議形式など、さまざまな要因によって「言外の情報」が伝わっている。 これらは、実際に話し合われたことに対するメタデータそのものだ。 メールではこれらがすべて省略されていて、利用可能なメタデータが少ない。 これによって理解が遅れたり、誤解が発生しやすくなったりする。 逆に、メールでは意識して意味の明確化を行う必要がある。 実例として、あるメーリングリストのアーカイブを見てみよう。 上記アーカイブでは、長く続くスレッドが頻繁に発生しているが、一体どのような議論が行われたのか、同じサブジェクトが連続しているため、全く想像することができない。 Thunderbirdのようなメジャーなソフトでも、上記のような表示形式を取っているのが現状だ。 このプラクティスでは、会議におけるそれぞれの発言が「意見」なのか「結論」なのか「ToDo なのか」を明らかにしていく。 議事録に記録されているそれぞれの発言に、「発言の種別」というメタデータを追加していくわけだ。 このプラクティスをメールでの議論でも実現することで、状況を大きく改善する可能性を持っている。 これは、メールのサブジェクト行に3文字のメタデータを付けて、メールを送信する意図を明らかにしようとする試みだ。 同様の方法は、英語圏の人を中心として使っている場面を見かける。 「FYI:」というサブジェクトのメールを受け取ったことのある人もいるだろう。 こういった方法論は、普及率が上がるにつれて価値が増大するので、普及を促進するためにOpenSubjectという名前を付けて広めようというのである。 OpenSubjectは、英語をベースとしたプラクティスである。 世界共通の記号を使える事に越したことはないのだが、私たちは日々やりとりしているメールは日本語だ。 また、表意文字であるという日本語が持っている力を使って、OpenSubjectをさらに強化することはできないものか? OpenSubject日本語版 というわけで、早速、日本語版を作成してみた。 その際、返信する際にメタデータを捨てずにSubject line を伸ばしてみた。 結果としては以下のようなサブジェクトができた。 Subject: 了解:要返:単:叩:Re: 究極の会議研究会• Subject: 不要返: 提案:加案:加案: 提案:メールも会議の一種だという説明つきがよいかも 一連のサブジェクトの流れを見てみよう。 まず1つめは、叩き台が投げられ、質疑応答の末、問題が解決したことが分かる。 また、2つめは、提案から始まり、アイデアの追加を経て、結論に至ったことが分かる。 このようにサブジェクトにメタデータを蓄積していくことで、実際に議論の流れが理解しやすくなった。 メタデータを漢字形式にしたことによって理解しやすくなったのは、単に私が日本人だからという理由だけでなく、表意文字の力もある。 表意文字であるという点を考慮すれば、さらに効果的な文字のセットを開発することができる可能性もある。 メタ思考の重要性 メールの本文を書いているときには、しばしば「何のために書いているのか」を忘れることがある。 その結果生まれてくるのが、相手に意図が伝わりにくい、複数の意味を兼ねてしまった、コミュニケーションや議論の道具としては不完全な文章だ。 OpenSubjectを実践するときには、メールを送信するときに、「そのメッセージがどういう意味を持つのか」「そのメッセージがどういう特徴を持つのか」「自分はなぜそのメッセージを送るのか」という事を考えざるを得ない。 メールの本文を書いた後に、サブジェクト行にタグを付ける段になって、本文の内容を再確認する必要が生じるのだ。 実際に私が今回試した中でも、最後にタグを付けるときに、本文の内容を2つに分割する必要があると気づいたこともあった。 メールのやりとりに参加する全員がこのように考えることによって、自然と、メールの内容自体を再度読み直すようになる。 この、メールの内容そのものについてメタ的な思考を促すという効果は、OpenSubjectが持つ効果の中でも最も重要な部分だ。 これにより、XMのほかのプラクティスである「ゴールの共有化」といった重要なプラクティスが結果として実行されることにつながる。 究極的には「メールによる議事録ドリブン」が実現するだろう。 追加的なプラクティス OpenSubjectを実際に運用するときには、追加的なプラクティスとして以下のような行動が必要になりそうだ。 まず、1つのメールのスレッドの全体で、OpenSubjectの利用を必ず徹底するほうがいい。 途中で途切れてしまうと、価値が半減してしまう。 OpenSubject自体の簡潔な説明を、アクセスしやすい位置に置いておくこと。 メールのシグネチャに簡単な説明を追加しておくと良いだろう。 日本語版の説明用シグネチャを用意しておくので、コピーし、メールの署名などに付けて活用していただきたい。 itmedia. html.

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OpenSubject──メールによる会議を可能にする技法

メール会議 議事録

・会議名/日時/場所 いつ、どこで行われたかを明確にします。 また、何の会議かがひと目でわかるように簡潔明瞭な表題をつけます。 ・出席者 誰が出席していたかも重要な項目です。 原則として敬称は要りません。 ただし、顧客が参加している場合は敬称を忘れずに記載しましょう。 もちろん、記載順は役職上位の方からです。 自分の名前は、議事録の作成者として末尾に記します。 ・会議の趣旨と目的 何のために開催された会議かを簡潔に記しましょう。 ・決定事項 決定事項は何よりも大事です。 ひとつたりとも抜け落ちてはいけません。 議題の項目別に記載します。 ・未解決の課題や持ち越す案件 残された課題を認識して対応するためや、次回以降に話すべき事柄を明確にするための記載事項です。 ・補足事項や参考資料 必要に応じて記載します。 会議前 まず、会議前に以下の準備を行います。 1 会議の内容を確認しておく 会議の目的や内容の確認は必須です。 ここを疎かにすると、議事録として残すポイントがわからなくなってしまう可能性があります。 継続している会議であれば、これまでの議事録をチェックしましょう。 新規の会議、または不明な点については、上司にあらかじめ確認をとることが重要です。 2 出席者を確認しておく 出席者の確認は、発言者と発言内容を一致させるために欠かせない準備です。 とくに、接点の少ない社員や外部からの出席者がいる場合は、会議の流れを見失わないためにも必要です。 3 記入できる部分を先に記入する 議事録を先頭から順に記入する必要はありません。 日時、会場、出席者のほかに、会議の目的やテーマなど、会議前にわかっている部分は先に記入しておきます。 会議中 会議中はすべての発言を書き取る必要はありません。 次々と発せられる言葉に追いつけず、重要な部分が抜け落ちる危険性があるからです。 発言の要点をまとめて、誰の言葉かがわかるようにメモしておきましょう。 このメモは、議事録を作成するためのものであり、他人に見せるものではありません。 しかも、議事録に求められるのは言葉そのものではなく発言内容の正確性です。 したがって、効率化を図るため、自分だけがわかる記号や図形を使ってもよいでしょう。 聞き逃す心配がある場合は、ICレコーダーなどで録音すると安心です。 その場合は、念のため録音することの断りを入れておきます。 顧客など外部の参加者がいる場合はとくに注意が必要です。 出席者の発言内容が不明な場合や解釈が複数ある場合は、とくに事情がない限り、その場で確認しましょう。 その際、失礼にならないように、念のための確認であることをやんわりと告げます。 後回しにする場合は、忘れないようにチェックをつけておくなどの工夫が必要です。 会議終了後 メモを確認しながら議事録を完成させます。 後回しにすると記憶が薄れるため、メモした内容の解釈に迷ったり、間違ったりすることがあります。 一般的な手順は以下のとおりです。 1 メモをもとに内容をまとめる メモの清書ではなく、誰が読んでもわかるように読みやすくまとめることが重要です。 2 間違いがないか確認をとる 議事録の作成中に疑問点が生じた場合、出席していた上司や先輩などに確認を取ります。 また、ひととおり作成した段階で、内容に間違いがないか上司に確認を取りましょう。 3 議事録を関係者に共有する 完成した議事録は、すぐに関係者に共有します。 出席していない関係者に議事録を回す場合、すぐに作成し共有することで情報の鮮度を保つことができます。 早く、正確に、簡潔にまとめる 議事録を作成する際に念頭に置くべきは「早く、正確に、簡潔にまとめる」ことです。 早くても中身が伴っていないといけませんが、スピードは重要です。 遅くとも翌日には完成させましょう。 先に情報の鮮度について触れましたが、必要な情報が必要なタイミングで伝わっていることが重要です。 とくに理由もないのに仕上がりや共有が遅いと思われれば、能力を疑われてしまう可能性もあります。 簡潔にまとめるポイントのひとつが、会議で最も重要な「決定事項」を最初に記載することです。 その際、5W1Hに沿って会議の流れや決定までのプロセスを明確にすることが重要です。 持ち越し事項はその後に回します。 また、出席者の発言は話し言葉のままで書くのではなく、要点のみ記します。 冗長な文は読みづらいため、一文を短く、一つの内容につき200文字程度に抑えましょう。 さらに、適宜改行を行い、段落間を空けることも上質な議事録つくりのポイントです。 事前準備をしっかりとする 先にも述べたように事前準備は重要です。 会議の目的やテーマなど内容をしっかりと把握し、会議での使用が予測される専門用語や背景などを調べておくことで、議事進行のテンポに戸惑うことなく対応できます。 また、出席者への理解を深めておくことで、当日の会議の雰囲気や、誰が何について発言するのかをある程度まで想定できるでしょう。 このような準備をしたうえで要点重視のメモを取れば、議事録を迅速に仕上げられます。

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議事録の書き方とフォーマット

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「神戸製鋼所」メールにまとめて時間短縮 会社をあげて会議の時間短縮や開催数削減に取り組む神戸製鋼所。 その議事録は一風変わっている。 「まず、参加者にメールで、時間割やゴールを記載した会議案内を送信。 会議が始まったらそのメールに直接、会議内容を打ち込みます。 そして会議終了後に再び参加者に送る。 それをもって議事録とします」(神戸製鋼所 機械事業部門 企画管理部 徳永優希さん) 50分の会議の間に要点をまとめ、誤字脱字をチェックしたら、会議終了後10分以内にメールを送る。 もちろん徳永さんも最初からこんな早業ができたわけではない。 「わからない略語の意味を考えているうちに話題が移って時間内にまとめきれなかったこともあります。 『すみません、あとで送らせてください』と言ったときは、みんなの視線が集中して恥ずかしかった」 いまではタイピングも上達。 「早いね」とよく驚かれている。 このフォーマットは社内で共有され、Outlookのクイックパーツ機能で簡単に呼び出せるそう。 【good!】赤字・青字の色分けが効果的 参加者に送った会議案内のメールに議事録を上書きしていくスタイルなので、そのままではわかりにくくなってしまいます。

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